Ondernemer, controleer je fruit!

Toen ik laatst een appel uit de fruitschaal nam was ik verrast vanwege de bruine plek. Hij lag met de bewuste plek omlaag in de mand zodat ik die niet had gezien. Vlug weggooien en een andere nemen. Die was wel heerlijk gelukkig. Want je weet; als je dit rotte fruit te lang in de mand laat liggen, dan wordt je hele fruitschaal aangetast en kun je uiteindelijk alles weggooien.

Als ZZP-er heb je 100% vertrouwen in je medewerkers, met slechts één collega neemt dit percentage al aanzienlijk af.

Als het aantal collega’s verder toeneemt, stijgt daarmee ook het risico dat er zich ‘een rotte appel’ tussen bevindt. Dat weten we allemaal als zelfstandige ondernemers, maar binnen jouw bedrijf is dat natuurlijk niet het geval! Jij kent je medewerkers tenslotte! Helaas; ook binnen jouw onderneming bevinden zich medewerkers wiens moraal zich op een ander niveau bevindt dan dat van jouw.

Bijna 40 jaar heb ik als leidinggevende gefungeerd binnen de financiële sector en daarbinnen veel te maken gehad met controles.

Als commercieel dier had ik aan één ding een hekel: juist, aan het uitvoeren van die interne controles. Weggegooide tijd vond ik het toen, maar ik kwam er niet onderuit vanwege de accountant die op uitvoering toezag. Hij moest kunnen vaststellen dat voldoende controles hadden plaatsgevonden. Dus ook door mij werden deze uitgevoerd, maar wel op een ‘aangepaste wijze’ die minder tijd vergde en daarmee ook een stuk minder diepgaand was. Gelukkig heb ik niet veel te maken gehad met interne fraude.

Inmiddels ben ik gestopt binnen de financiële sector.

De regels werden mij te beklemmend waarbij naar mijn mening niet langer ruimte was om ‘de geest van de regels’ toe te passen. Het was veel meer ‘computer says no’, dan het zoeken naar mogelijkheden met de regelgeving als uitgangspunt. Harde regels geven duidelijkheid voor iedereen en zijn eenvoudig controleerbaar. Maar ze geven soms niet de oplossing die logisch en gewenst is. De laatste tijd zien we hier diverse voorbeelden van om ons heen. Als zelfstandig ondernemer wil je ook niet dat jouw medewerkers de regelgeving slechts strikt toepassen, maar dat ze werken met die regels in het achterhoofd. Dat maakt het allemaal wel wat grijzer en daarmee ook minder eenvoudig controleerbaar. De kans op het niet juist toepassen van de geest van de regels neemt daardoor toe, evenals de kans op fraude.

Begin dit jaar ben ik betrokken geraakt bij een grootschalige fraude en heb ik het onderzoek hiernaar mogen coördineren.

Je ervaart dan dat medewerkers die soms vele jaren binnen de onderneming werkzaam zijn en het vertrouwen genieten van alle collega’s, soms toch van het rechte pad raken. In dit geval voerde een medewerker betalingen uit aan zichzelf. In het begin geen hele grote bedragen, maar vele kleintjes … En binnen het bedrijf was een cultuur ontstaan van ‘ons-kent-ons’ en blind vertrouwen in elkaar. Een korte tussentijdse controle had dit kunnen voorkomen c.q. eerder ontdekken. Door soms je fruit te controleren voorkom je dat de hele mand rot raakt. Maar net als in de fruitmand heeft het geen zin om telkens alle processen binnen je onderneming aan een zwaar onderzoek te onderwerpen. Bij de ene fruitsoort loop je nu eenmaal een groter risico dan bij het andere. Dat geldt ook zo voor processen. Daar waar medewerkers betalingen mogen uitvoeren c.q. klaar zetten loop je als onderneming een ander risico, dan waar collega’s de voorraad moeten controleren. Hoewel ook daar van alles fout kan gaan.

Als ondernemer wist ik dat ik risico’s liep.

Ik gunde mezelf echter niet de tijd om hierop te controleren. Misschien vond ik dat ook niet spannend of interessant genoeg. Achteraf ben ik blij dat ik niet vaker met fraude ben geconfronteerd en kan ik slechts adviseren: voer op tijd een controle uit.

Heb je hierin geen zin of tijd voor? Ik ondersteun je daarin graag. Inmiddels is ook mijn interesse gewijzigd.

Neem vrijblijvend contact op.